L'analyse des processus

Une analyse de processus est l’observation ciblée des processus et la décomposition en leurs différentes composantes, dans le but de comprendre le processus et d’identifier les points faibles et le potentiel d’optimisation.

Dans l’analyse des processus, une distinction est faite entre différents types de processus, notamment les processus commerciaux et les processus techniques.

L’analyse des processus constitue la base de l’optimisation des processus dans l’entreprise. Dans les entreprises à vocation économique, l’optimisation des processus permet d’améliorer en permanence l’efficacité et l’efficience des processus de travail, d’entreprise, de production et de développement existants à l’aide d’analyses de processus et d’utiliser les ressources nécessaires à ces fins.

Les organisations concernées sont par exemple les administrations publiques, les institutions sociales ou d’autres entreprises. Les analyses de processus et l’optimisation ultérieure des processus servent à garantir que les objectifs sont atteints.

Dans le passé, l’optimisation des processus était considérée comme une tâche de gestion de la qualité, mais elle est maintenant considérée comme faisant partie d’une gestion globale intégrée des processus des entreprises et des institutions.

L’analyse et l’optimisation des processus comme condition préalable à une orientation de base efficace de la gestion d’entreprise sont devenues une partie indispensable de toute gestion d’entreprise moderne lorsqu’il s’agit de fonctionner avec succès dans la concurrence nationale et internationale.

Une approche structurée de tous les processus opérationnels est la pierre angulaire de toute analyse de processus, conduisant à l’optimisation des processus. Pour l’optimisation des processus, il est très important d’établir des chaînes de processus interdépartementales. Dans la première étape vers l’optimisation des processus, les processus existants sont collectés et classés au cours de l’analyse des processus, par exemple à l’aide de la modélisation des processus. À cette fin, des indicateurs clés de performance (KPI) appropriés sont introduits pour évaluer la qualité et la performance des processus à décrire. Sur la base de la description des processus, une carte des processus de l’entreprise est créée au cours de l’analyse des processus, qui peut être utilisée comme base de référence pour une optimisation ultérieure des processus. Cette optimisation des processus peut avoir des effets sur tous les domaines de l’entreprise. Une telle analyse, évaluation et classification des processus est de préférence effectuée en relation avec un concept holistique pour les processus opérationnels ainsi que les ressources humaines et matérielles. L’optimisation continue des processus, qui est basée sur une telle évaluation, poursuit l’objectif principal d’amélioration continue des processus, sans que son cours ne soit altéré.

L’optimisation et le contrôle des processus dans l’entreprise ne sont plus concevables sans les outils appropriés (logiciels). Les entreprises peuvent choisir parmi un large éventail de formules qui peuvent être adaptées individuellement aux exigences opérationnelles correspondantes. Dans le cadre de l’optimisation des processus, il s’agit en premier lieu d’examiner les processus définis et leurs chiffres clés, qui sont ensuite classés en fonction de la valeur ajoutée pour la création de valeur opérationnelle. Les informations résultant de l’analyse des processus constituent la base de l’utilisation de ces outils. Ceux-ci sont utilisés pour concentrer les ressources opérationnelles sur les processus de base et ainsi définir les chiffres clés correspondants. Les résultats obtenus sont ensuite examinés pour leur efficacité au cours de simulations.

Les nouvelles approches axées sur les processus sont essentielles dans le contexte de la complexité globale des processus commerciaux modernes dans le monde d’aujourd’hui. Les entreprises et les institutions qui ont réalisé une intégration au moins approximative à cet égard sont encore rares. Grâce à des analyses de processus, les processus de fabrication, de vente et de logistique sont désormais conçus de manière optimale, principalement en termes de coûts et de délais. Les domaines qui ont des indicateurs de performance clés (KPI) plus souples, dans lesquels le facteur humain est directement impliqué, sont encore peu représentés de manière orientée vers les processus et font rarement l’objet d’une optimisation des processus.

Cela s’explique notamment par le fait que cette analyse des processus à valeur ajoutée ne peut souvent pas être réalisée de manière adéquate avec les outils logiciels disponibles aujourd’hui en raison de leurs caractéristiques spécifiques, et ne peut donc pas être entièrement examinée et optimisée.

Dans la phase de modélisation et d’analyse des processus, les facteurs doux mentionnés ci-dessus sont difficiles à déterminer dans les modèles statiques. Contrairement à la normalisation des activités, qui n’est souvent pas très prometteuse car les processus correspondants ne sont généralement que rarement répétés, les procédures qui améliorent l’autogestion des employés semblent plus prometteuses. Un environnement de processus est créé dans lequel les participants au processus agissent instinctivement et correctement (Nudge Management).

Lorsque les personnes travaillent et que les étapes de travail sont effectuées manuellement, il est difficile de procéder à une optimisation des processus et à un enregistrement détaillé. L’entrée et la sortie sont souvent connues, les opérations au sein d’un processus doivent être révélées par des analyses de processus. Afin de combler le manque d’informations, l’analyse du processus est actuellement effectuée par un ingénieur de processus. Au cours de l’analyse du processus, celui-ci est observé, enregistré et analysé. Le processus d’analyse des processus, dans lequel les employés enregistrent les temps avec un presse-papiers, un crayon et un chronomètre, par exemple, implique un effort manuel considérable et est donc bien trop rarement effectué dans la pratique. Par conséquent, les potentiels de rationalisation, d’optimisation et d’ergonomie des processus de travail industriels restent souvent inutilisés.

Notre technologie Motion Mining® peut aider à l’optimisation et à l’analyse des processus. Pour l’analyse des processus, cette technologie utilise des capteurs mobiles (portables) et des émetteurs radio miniatures (balises) pour enregistrer les processus pendant leur déroulement. En équipant les employés de vêtements et l’environnement de balises, les données de processus sont déterminées lors de l’analyse des processus. Entre-temps, nous sommes en mesure de distinguer une soixantaine de mouvements différents lors de l’analyse du processus. Outre la marche et la course, les mouvements comprennent la manipulation de la tête, les flexions malsaines, la position assise pendant de longues périodes, la flexion du dos, le transport, le levage et la tenue. Sur la base des potentiels identifiés lors de l’analyse des processus, nous développons des mesures individuelles pour l’optimisation des processus en collaboration avec le client et montrons ainsi des voies vers des processus de travail plus efficaces et plus ergonomiques. En détail, les différentes étapes de travail sont automatiquement reconstituées à partir des données de processus déterminées dans l’analyse des processus, à l’aide d’une solution de reconnaissance des formes développée par l’entreprise elle-même et basée sur l’apprentissage en profondeur, et sont rendues accessibles pour une analyse plus approfondie. À cette fin, les mouvements, les postures ainsi que la situation de travail sont détectés et affectés aux activités du processus de travail. Par rapport aux méthodes d’analyse manuelles, il est possible d’accéder à un stock de données 40 à 80 fois plus important pour l’optimisation des processus, qui est généré sans observation physique des employés. De même, le champ d’application de la DSGVO n’est pas ouvert en raison d’une anonymisation complète des données et de diverses mesures organisationnelles. Grâce à notre technologie de motion mining, les propriétaires de processus peuvent effectuer des analyses de processus et plus fréquemment, sur une plus longue période et avec plusieurs employés simultanément.

Actuellement, les analyses de processus Motion-Mining® sont principalement réalisées dans les secteurs de la production et de la logistique. Dans le secteur des soins de santé, nous avons également fait les premiers pas avec des projets pilotes concernant l’optimisation des processus. L’analyse des processus est effectuée en ce qui concerne l’enregistrement des flux de matières internes, les activités de soins et leur documentation.