Prozesse optimieren

Prozesse-Optimieren gestaltet sich häufig in Bezug auf die Maßnahmen, sehr umfangreich. Oft wird das Arbeitsablauf-Optimieren im Unternehmen als IT-Projekt oder Change-Management-Projekt behandelt. Wenn Unternehmen Prozesse optimieren erfolgt dies zumeist im Rahmen von Kaizen und beim kontinuierlichen Prozess verbessern, wenn die Mitarbeiter die Maßnahmen direkt in ihrem Bereich umsetzen können.

Kunden und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von der richtigen Definition, Gestaltung und dem richtigen Leben der jeweiligen Prozesse. Auch können neue Produkte und Dienstleistungen schneller realisiert werden. Wenn Unternehmen Prozesse optimieren kann zusätzlicher Nutzen generiert werden: Kosten und Qualität bleiben unter Kontrolle und die Enttäuschung der Mitarbeiter kann verhindert werden. Unmut äußert sich in der Regel dann, wenn nicht alles nach Plan läuft, dies kann durch das Arbeitsablauf-Optimieren vermieden werden.

Mit Hilfe von Motion-Mining®-Projekten zum Arbeitsablauf-Optimieren können Möglichkeiten zur Prozess- und Ergonomieoptimierung aufgedeckt werden. Zu Beginn der Zusammenarbeit, zum Projekt “Prozess-Verbessern”, wird in einem ersten Schritt der Bereich bzw. die Prozesse ausgewählt, in dem bzw. in denen das Unternehmen den Prozess verbessern, gestalten und optimieren will. Dabei ist die prozessorientierte Organisation immer an den Zielen und der Strategie des Unternehmens bzw. des ausgewählten Bereiches auszurichten. Die wesentlichen Ziele und strategischen Merkmale werden dabei im ersten Schritt formuliert, wenn Unternehmen Prozesse optimieren. Leistungsindikatoren und Leistungsmerkmale bezüglich der Prozessqualität werden festgelegt und auf die ausgewählten Bereiche angewandt, in denen das Unternehmen den Prozess verbessern möchte.

Zum Prozess-Verbessern werden die unterschiedlichen Aktivitäten und die Ergonomie mit der Motion-Mining® Technik untersucht. Während Prozesse optimiert werden, werden Sensoren an Mitarbeiter und Hilfsmittel angebracht. Die Mitarbeiter tragen zur anonymen Erfassung der verschiedenen Tätigkeiten Wearables (mobile Sensoren) an den Handgelenken und am Gürtel. Diese Wearables können dank der integrierten Sensoren sehr exakt Bewegungen erfassen und somit verschiedenste Aktivitäten erkennen, so das Daten zum Arbeitsablauf-Optimieren gewonnen werden. Man kann diese Sensoren mit den heute weit verbreiteten Sports-Trackern aus dem privaten Fitness-Bereich vergleichen. Die gewohnte Ausführung der Arbeitsprozesse während einer gesamten Schicht wird dadurch nicht beeinflusst.

Zusätzlich sollten in den Bereichen, in denen das Unternehmen den Prozess verbessern möchte Hilfsmittel, wie Transportgeräte oder Gabelstapler, mit speziellen Sensoren ausgestattet werden, um die Mensch-Technik-Interaktion genauer analysieren zu können.

Um die Bewegungsmuster auch einer Position zuweisen zu können und anschließend die einzelnen Prozesse optimieren zu können, wird der Arbeitsbereich mit einigen so genannten „Beacons“ zur Lokalisierung in der Umgebung ausgestattet. Dabei handelt es sich um Kleinstfunksender – man kann sich das System wie ein „privates GPS“ zum Arbeitsablauf-Optimieren vorstellen.

Die Daten werden anschließend anonym und nicht personenbezogen in das Cloud-System hochgeladen, wo der KI-Rechner die massenhaften Daten analysiert und Kennzahlen zum Arbeitsablauf-Optimieren ermittelt. Prozessingenieure können mit Hilfe dieser Datenanalyse entsprechend die Prozesse optimieren, hinsichtlich der jeweiligen Potentiale.

Die Frage nach einem üblichen Verbesserungspotential ist bei der Motion-Mining Methode beim Prozesse-Optimieren nicht eindeutig zu beantworten – „Es kommt darauf an“. Beispielhaft wurde ein Projekt bei einem Verpackungs- und Verbrauchgüterhändler, mit Blick auf die Arbeitsablauf-Optimierung durchgeführt. Das Unternehmen führt ein Sortiment mit ca. 5.000 Artikeln aus Hotellier- und Gastronomie-Bedarf. Das Zentrallager auf ca. 20.000 m² beschäftigt ca. 50 Mitarbeiter. Untersucht wurden entsprechend für zwei Kommissionier- und ein Verpackungsprozess mit je fünf Mitarbeitern je Schicht (Zwei-Schicht-Modell) die möglichen Prozess-Verbesserungen. Getrackt wurde zum Arbeitsablauf-Optimieren über vier Wochen hinweg. Die Mitarbeiter wählten täglich eines von zehn Mess-Sets aus, wodurch die Datenerhebung zum Arbeitsablauf-Optimieren zusätzlich anonymisiert wurde. Die aufgenommen Daten wurden mittels Heat-Maps und Schaubildern zur Interpretation aufbereitet. Nach Analyse durch die Prozessingenieure und Implementierung der organisatorischen Verbesserungsansätze wurde nach acht Monaten eine Kontrollmessung durchgeführt. Zusammen mit der Controlling-Abteilung des Anwenders konnte ein reduzierter Arbeitsaufwand um 12% nachgewiesen werden.